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Frequently Asked Questions (FAQs) - per espositori

Covid-19 Update

FAQ relative all’impatto del Covid-19 (aggiornamento del 12 ottobre 2020)

Per poter prendere delle buone decisioni - per la vostra società, per i vostri collaboratori e per voi stessi - avete bisogno di informazioni aggiornate. In questa sezione vogliamo rispondere alle domande più rilevanti su FRUIT LOGISTICA 2021 e sugli effetti legati al COVID-19. Se avete ulteriori domande, inviate un'e-mail a fruitlogistica@messe-berlin.de.

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Vi preghiamo inoltre di visitare il sito web di Messe Berlin perulteriori informazioni su questo argomento (only english). Le direttive elencate nelle seguenti FAQ sono vincolanti per FRUIT LOGISTICA.

Informazioni su FRUIT LOGISTICA SPECIAL EDITION

FRUIT LOGISTICA SPECIAL EDITION si terrà dal 18 al 20 maggio 2021; quindi invece di febbraio, si svolgerà in primavera. Lo spostamento consentirà a un numero maggiore di buyer provenienti da Paesi così numerosi e diversi di recarsi a Berlino, aumentando ulteriormente le opportunità di business per tutti i partecipanti al Salone.

Il concept “SPECIAL EDITION” è stato adottato per mettere al centro gli incontri d'affari a Berlino ed ampliare le opportunità di business. Abbiamo apportato due fondamentali cambiamenti:

In primo luogo, abbiamo spostato la data dell'evento in primavera: dal 18 maggio al 20 maggio 2021. Vi preghiamo di notare anche che FRUIT LOGISTICA SPECIAL EDITION inizia di martedì e termina di giovedì per venire incontro alla maggior comodità dei viaggiatori internazionali nel rientrare prima del fine settimana.

In secondo luogo, abbiamo riadattato il concept, rendendo la parte espositiva più semplice e riducendo lo sforzo necessario per preparare la propria presenza. Agli espositori verrà chiesto di scegliere tra pacchetti espositivi chiavi in mano che massimizzano la flessibilità e riducono l’investimento ed i rischi associati. Questo concept basato su stand modulari offre tre dimensioni di stand (vedi sezione “Parte Espositiva”). Con lo slogan "Meet onsite. Connect online." stabiliamo la chiara priorità dell'incontro faccia a faccia a Berlino e allo stesso tempo aggiungiamo strumenti digitali che offrono soluzioni di coinvolgimento. Essi comprendono funzioni per organizzare smart business meeting e per trasmettere il programma delle conferenze. Per questo motivo abbiamo scelto il nome di FRUIT LOGISTICA SPECIAL EDITION per sottolineare le condizioni speciali e le modalità di partecipazione, diverse dalle solite che tutti voi conoscete bene.

Questi cambiamenti si basano sull’analisi delle necessità dei nostri clienti e dei fattori necessari che possiamo tenere sotto controllo per loro. Il nostro intento è quello di permettere all'industria internazionale dell’ortofrutta fresca di incontrarsi di persona e ritrovarsi a Berlino in un ambiente del tutto sicuro.

FRUIT LOGISTICA SPECIAL EDITION 2021 si basa su uno spazio totale chiaramente ridotto, offrendo al contempo l'opportunità ad un numero massimo di aziende registrate di esporre i propri prodotti e servizi in loco. Il nuovo concept riduce l'investimento dei nostri clienti, consente di risparmiare tempo per le decisioni e riduce anche il numero di persone che devono essere presenti in loco a Berlino.

Le informazioni relative ai pacchetti di partecipazione e ulteriori dettagli saranno disponibili dal 23 ottobre 2020. Confidiamo nella vostra comprensione in merito al tempo necessario per finalizzare i dettagli, i termini e le condizioni di FRUIT LOGISTICA SPECIAL EDITION. Il team di FRUIT LOGISTICA ha già informato tutti gli espositori. La nostra rete globale di rappresentanti, che copre oltre 150 Paesi, è già in contatto diretto con gli espositori.

Parte Espositiva

I pacchetti espositivi chiavi in mano riducono principalmente l'investimento totale dei nostri espositori, nonché i tempi di preparazione per poter incontrare i clienti faccia a faccia. Questo significa ridurre al minimo il tempo di permanenza nel quartiere fieristico prima che il Salone apra le sue porte. Gli espositori potranno inoltre recarsi a Berlino con un team più ridotto.

Offriamo una scelta di pacchetti per ognuna delle tre dimensioni predefinite dello stand. I pacchetti comprendono lo spazio espositivo, l’allestimento dello stand e un solido accesso a internet.

Ci sono tre diverse dimensioni di stand: 18, 36 e 54 metri quadrati. È consentito un numero massimo di persone per ciascuna dimensione. Ad esempio, su uno stand di 18 metri quadrati: due membri dello staff più due clienti, quindi quattro persone in totale, garantendo sempre così la distanza di sicurezza all’interno dello stand. Questa limitazione fa parte dello sforzo che compiamo nel ripensare il funzionamento di una fiera nelle circostanze attuali. Tali cambiamenti fanno parte del concept più generale di sicurezza e igiene di FRUIT LOGISTICA SPECIAL EDITION.

Vi raccomandiamo di assicurarvi la partecipazione il più presto possibile. Le informazioni relative ai pacchetti di partecipazione e ulteriori dettagli saranno condivisi con gli espositori dal 23 ottobre. Successivamente faremo una proposta di ubicazione agli espositori registrati. In seguito, la partecipazione potrà essere confermata entro i tempi previsti. Quest'edizione di FRUIT LOGISTICA SPECIAL EDITION ha una capacità limitata, quindi assicuratevi di partecipare prima del tutto esaurito. Come di consueto, sarà nostra premura offrire la miglior soluzione possibile a coloro che hanno una solida intenzione a partecipare.

Non è possibile allestire in modo personalizzato lo stand. La nostra progettazione modulare degli stand consente una pianificazione a breve termine, modifiche rapide e termini di cancellazione ottimali. Tale sistema semplifica notevolmente la logistica, considerate le circostanze attuali. Personalizzare gli stand comporterebbe tempi di preparazione notevolmente più lunghi e incertezze quali, ad esempio, blocchi alle frontiere.

Sì, FRUIT LOGISTICA SPECIAL EDITION 2021 avrà i National Pavilion. In accordo con le nostre aree tematiche, gli espositori di un'area tematica potranno esporre insieme.

Costi, termini e condizioni

La struttura modulare degli stand consente di prendere decisioni in tempi brevi. Gli espositori possono cancellare gratuitamente fino a quattro settimane prima dell'inizio del Salone. A quattro settimane dall’inizio del Salone la penale di disdetta sarà del 25%. A tre settimane dall'inizio dell’evento sarà del 50%, a due settimane il 75% e a meno di una settimana il 100% sarà dovuto.

Inoltre:

Qualora noi, in qualità di Organizzatori di FRUIT LOGISTICA, non riuscissimo a svolgere l’edizione a causa di motivi esterni al nostro controllo, non addebiteremo ai nostri espositori il costo della superficie espositiva. In caso di pagamento già effettuato, l’importo relativo alla superficie espositiva vi verrebbe restituito oppure, su vostra richiesta, conservato per l’edizione successiva. Fate altresì riferimento alle nostre Condizioni Contrattuali Generali per saloni ed esposizioni organizzati da Messe Berlin GmbH (PDF, 95,6 kB).

Le condizioni di cui sopra sono soggette alle condizioni di partecipazione definitive di FRUIT LOGISTICA SPECIAL EDITION 2021.

Concept per l’igiene e la sicurezza

La sicurezza e la salute dei nostri espositori, partner e visitatori hanno per noi la massima priorità. Pertanto Messe Berlin ha sviluppato un concept completo per l’igiene e la sicurezza in collaborazione con il dipartimento della salute. Tale concept si basa sui seguenti principi: igiene, distanziamento e tracciamento dei contatti.

  • Rispetto di rigorosi e più frequenti cicli di pulizia delle strutture comuni e delle superfici di contatto.
  • Tutti i servizi igienici saranno soggetti ad una più frequente disinfezione delle superfici; anche i dispenser di sapone verranno costantemente ricaricati e disinfettati.
  • Il controllo del funzionamento dei moderni sistemi di ventilazione assicura che i padiglioni siano sempre ben ventilati.
  • Costante e attiva informazione prima e durante il Salone sulle misure di protezione dalle infezioni che tutti sono tenuti ad osservare.
  • Alta quantità di punti per il lavaggio e la disinfezione delle mani a tutti gli ingressi, gli info-point e le aree ristoro.
  • Osservanza delle misure di distanziamento riconosciute e appello alla responsabilità personale
  • Applicazione prioritaria di una politica “nessuna stretta di mano”

Unitamente alla responsabilità di Messe Berlin, ogni partecipante agli eventi dovrà assumersi la propria responsabilità di rispettare le misure di igiene e sicurezza.

A scopo informativo, queste misure ed ulteriori generali norme di condotta, saranno comunicate online prima di ogni evento, così come in loco tramite segnaletica informativa e annunci all’interno dei padiglioni. Il regolamento interno a cui tutti i partecipanti devono attenersi assicura che queste misure siano effettive.

I dati di contatto e i tempi di permanenza di espositori, fornitori, dipendenti e visitatori saranno registrati da Messe Berlin prima dell’evento, incluso il periodo di montaggio e smontaggio; nello specifico nome e cognome, numero di telefono, indirizzo completo o indirizzo e-mail. Si prega di notare che tutte le persone (espositori, staff allo stand, fornitori, etc.) devono registrarsi online prima dell’inizio del montaggio e devono portare con sé l’autorizzazione all’accesso. Questo vale anche per tutti i visitatori. La registrazione e l’acquisto degli ingressi in loco non sarà possibile. Agli accessi del quartiere fieristico verrà eseguito un controllo dell’identità: il nome sull’autorizzazione all’accesso / tessera di ingresso deve essere identico al documento di identità, altrimenti non sarà possibile accedere al quartiere fieristico.

La durata della permanenza verrà anch’essa registrata all’ingresso e all’uscita dal quartiere fieristico. Tali dati saranno disponibili solo per dipartimento della salute se richiesto dalle autorità. I dati saranno trattati in accordo con la legge sulla tutela dei dati personali e cancellati quattro settimane dopo aver lasciato il luogo dell’evento.

In qualità di espositori avete la responsabilità di tenere una lista dei contatti di tutti i presenti sul vostro stand e di renderla disponibile alle autorità sanitarie allo scopo di identificare le persone con cui un contagiato di SARS-CoV 2 sia venuto in contatto. Questo vale anche per i vostri dipendenti, fornitori, prestatori di servizi, società esterne e lavoratori autonomi coinvolti nell’allestimento degli stand. Tutti i dati devono essere conservati per quattro settimane nel rispetto della normativa GDPR e poi cancellati. Potete aiutarvi con l’App Scan2Lead per la registrazione elettronica dei dati rilevanti. Tali dati sono immediatamente disponibili per successive elaborazioni. Tutti i dati vengono salvati sul vostro portale web Scan2Lead. Potete prenotare questo servizio (a pagamento) sulla piattaforma BECO di FRUIT LOGISTICA.

Il servizio di catering sullo stand sarà consentito nel rispetto della vigente ordinanza sulla protezione delle infezioni SARS-CoV-2 della Regione di Berlino (solo in inglese). Inoltre devono essere osservate le raccomandazioni DEHOGA (solo in tedesco) e la pubblicazione BGN “Supplemento alla valutazione del rischio per il settore dell’ospitalità” (PDF, 1,4 MB) (solo in tedesco).

Oltre a ciò, devono essere previsti più punti di somministrazione per evitare un’eccessiva densità di persone. Se questo non fosse possibile in termini di spazio, sarà consentito solo il servizio al tavolo. Per quanto riguarda i posti a sedere, tra i tavoli deve essere garantita una distanza minima di 1,50 m. Gruppi fino a sei persone possono sedersi allo stesso tavolo a meno di 1,50 m di distanza l’uno dall’altro. Le postazioni self-service sono consentite solo se viene rispettata la distanza minima. A FRUIT LOGISTICA 2021 non sono consentiti ricevimenti e cocktail party (eventi sullo stand) quale misura di protezione dall’infezione.

Come espositori potete contribuire alla protezione dei partecipanti con numerosi accorgimenti, quali elementi strutturali dello stand che facilitino il mantenimento della distanza, indossare una copertura su naso e bocca o con una regolare disinfezione. Molti di questi accorgimenti possono essere realizzati in modo relativamente semplice e senza un alto aggravio di costo. Si dovrebbe sviluppare un insieme di misure di igiene per la durata del Salone ed il personale dello stand dovrebbe essere istruito di conseguenza. In aggiunta, si dovrebbe nominare una persona responsabile che monitori l’osservanza di tali adempimenti e che funga quale persona di contatto.

Tuttavia, anche il vostro comportamento è particolarmente importante: mantenere il distanziamento, lavarsi regolarmente e accuratamente le mani, sorridere invece di stringere la mano, sono misure che tutti noi dovremmo aver acquisito negli ultimi mesi.

Come parte del nostro concept generale per l’igiene e la sicurezza, abbiamo sviluppato ampie misure per consentire il rispetto delle regole di distanziamento. Queste includono, ad esempio, distinzione tra entrate e uscite, posti a sedere ridotti davanti ai palchi e larghezze dei passaggi opportunamente dimensionate.

L’espositore è responsabile per il mantenimento della distanza minima sullo stand. In aggiunta, ogni espositore deve osservare i requisiti del regolamento di sicurezza e igiene di FRUIT LOGISTICA. Per rendere il tutto più semplice, si consiglia di coordinare di conseguenza la costruzione e l’arredo dello stand (vedi le raccomandazioni per la costruzione dello stand). Per esempio, evitare posti a sedere ravvicinati nelle sale meeting, applicare contrassegni a pavimento e utilizzare separé in plexiglas al banco informazioni. Inoltre,

l’intero staff dello stand dovrebbe essere adeguatamente formato e posizionato in zone prefissate e il più possibile mantenute. Anche organizzare gli appuntamenti in anticipo è utile al fine di ripartire al meglio il flusso dei visitatori. Vi invitiamo ad usare gli strumenti da noi forniti quali il Virtual Market Place, incluso nel vostro media package.

Fa parte del concept di igiene e sicurezza relativo all’evento, uno specifico piano di pulizia e igiene. Oltre alle misure ordinarie di pulizia e disinfezione delle toilette, maniglie e corrimano, si troveranno postazioni per la disinfezione delle mani agli ingressi, così come nei servizi igienici. Inoltre, consigliamo ai partecipanti una appropriata igiene delle mani e il rispetto delle “buone maniere” in caso di starnuti e tosse.

In qualità di espositore potete ordinare come solito la pulizia dello stand. Servizi di pulizia aggiuntivi (quali la disinfezione) si possono ordinare in base alle proprie esigenze e a costi addizionali. Ciò include la pulizia ordinaria delle superficie di tavoli e banchi, attrezzature quali cancelleria o microfoni che dovrebbero essere disinfettati immediatamente dopo ogni uso. Raccomandiamo espressamente di mettere a disposizione sullo stand sufficiente disinfettante per le mani per lo staff ed i visitatori. Inoltre, in qualità di espositore dovreste nominare un responsabile che agirà quale contatto per il rispetto delle regole di igiene e distanziamento.

È obbligatorio indossare la mascherina durante l’evento in tutte le aree di passaggio (ingresso, corridoi degli padiglioni, etc.) e nelle situazioni in cui non è possibile mantenere la distanza di 1,50 m.

Il sistema di condizionamento di Messe Berlin opera esclusivamente in modalità di aria esterna, senza ricircolo dell’aria. L’aria non viene fatta circolare ma scambiata, quindi un trasferimento del virus è pertanto da escludersi.

Non c’è un numero definito, ma è piuttosto responsabilità dell'espositore che venga mantenuta in ogni caso una distanza minima di 1,50 m. Se tale distanza non può essere garantita in determinati casi o in determinate zone, devono essere previsti maggiori accorgimenti di igiene, per esempio l’installazione su tavoli e banconi di dispositivi di protezione dai droplet, così come l’obbligo di indossare una copertura su naso e bocca.

Messe Berlin garantisce per tutti gli eventi un intervento medico immediato grazie ad uno staff qualificato e adeguate strutture in loco. Si prega di verificare l’esatta posizione delle postazioni mediche sulla piantina del vostro evento. Se sintomi quali tosse e febbre insorgono prima di recarsi in fiera, consigliamo al partecipante sia esso espositore, staff, fornitore di non entrare nel quartiere fieristico e consultare immediatamente un medico.

In caso di emergenza nel quartiere fieristico:

Numero di telefono per il primo soccorso da parte di un medico: +49 30 3038-2222

In caso di emergenza fuori dal quartiere fieristico:

  • Hotline di Berlino in caso di sospetto Covid-19: +49 30 90 28 28 28 8 (dalle ore 8:00 alle ore 20:00)
  • Hotline "Medical on-call service": +49 116 117
  • Chiamare l’ambulanza solo in caso di emergenza: 112
  • Studi medici a Berlino (la maggioranza parla inglese)

Importante: prima di recarsi un centro medico, si prega di chiamare, informando del sospetto di Covid-19.